Een kijkje in de keuken van het vak Office Manager

Al meer dan 25 jaar vervul ik, Marianne de Proost, met veel liefde en plezier het vak van Office Manager. Bij Veldkamp Produkties vier ik dit jaar in september mijn 12,5 jaar jubileum.

Office Manager

Al jaren ben ik betrokken als stagebegeleider van studenten die bewust gekozen hebben om de opleiding Directiesecretaresse te volgen. Met veel plezier laat ik hen een kijkje in “mijn keuken” nemen. Ons vak is al langere tijd aan verandering onderhevig, vele titels dekken de lading niet meer en de functie-inhoud is de laatste jaren anders geworden. Verdwijnen zullen we zeker niet, daar ben ik zeker van. Maar ik denk wel dat we ons verder moeten ontwikkelen tot zelfsturende organisatietalenten die van nature een stuk gastvrijheid in hart en nieren uitstralen, projectmatig kunnen werken en breed inzetbaar zijn (financiën, HRM, social media, agendabeheer, netwerken, gastvrouw, projectadministraties, begrotingen, facilitair, etc. etc.) Vooral het stukje oprechte aandacht naar klanten, leveranciers en mensen, zeker ook intern, gaat het verschil maken in de toekomst. Als gezicht van een bedrijf zijn we zowel intern als extern van veel zaken en processen op de hoogte en kan je een mooie (sociale) schakel zijn tussen alle partijen.

Ik was dan ook aangenaam verrast om vorig jaar een mooie uitdaging op mijn bord te krijgen. Een jongedame het vak leren die instroomt in het tweede leerjaar van de opleiding Directie secretaresse, totaal geen weet heeft of ze het wel leuk gaat vinden en geen idee wat het vak in zal houden….. Dat prikkelde mij enorm, want hoe leuk is het om te laten zien hoe mijn werk en week er uit ziet. Maar vooral ook om te leren van een jongedame en ons vak door haar ogen te zien.

Linsey Leenders zat van augustus 2016 tot en met januari 2017 als office assistent op het secretariaat en assisteerde mij in veel taken. Inmiddels zit haar stage erop en is ze doorgestroomd naar het derde leerjaar en begonnen met afstuderen. Hoe ze haar stage heeft ervaren laat ik haar graag zelf vertellen.

De ervaring van Linsey

“Na 5 jaar HAVO gedaan te hebben, ben ik vanaf dit jaar ingestroomd in het tweede leerjaar van de opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent aan het Summa College in Eindhoven. Ik ben deze opleiding begonnen om erachter te komen wat het vak secretaresse nou precies inhoudt en of het iets voor mij is.

Ik ben vanaf jongs af aan altijd al een beetje degene geweest die bijvoorbeeld bij groepsopdrachten op school alles wilde organiseren en regelen. Daarom sprak de opleiding mij ook aan, aangezien ik dacht dat de voornaamste taken van een secretaresse afspraken inplannen en telefoneren was. Mijn opleiding ben ik direct begonnen met een stageperiode. In tegenstelling tot mijn klasgenoten heb ik dus de basis van het eerste jaar niet gehad, en heb ik alles in praktijk moeten leren. Ik kan zeker zeggen dat ik nu veel meer weet over het vak dan vóór ik met mijn opleiding en stage begon. Het secretaresse zijn is onder andere plannen en telefoneren, maar er komen nog veel meer andere taken bij kijken. Het beheren van de agenda, administratieve en financiële zaken, facilitaire zaken, contact hebben met klanten/gasten, etc. Je doet elke dag veel verschillende dingen en dus niet steeds hetzelfde, dat maakt het erg leuk en leerzaam. Ik vind het soms nog wel lastig om mensen of gasten zelf aan te spreken. Tijdens een bespreking binnen lopen bijvoorbeeld om te vragen of zij nog koffie willen, is soms spannend. Ik denk door het feit dat ik nog jong ben en niet veel ervaring heb, ik hier nog onzeker over ben.

Ik heb geleerd/ervaren dat het gastvrij zijn belangrijk is, zowel aan de telefoon als bij afspraken. Je laat een goede indruk achter, voor jezelf en voor het bedrijf. Ik ben opgegroeid in een digitale wereld met internet en social media. Dat is tegenwoordig voor mensen van mijn generatie iets normaals. We communiceren minder persoonlijk als het ware. Toch heb ik hier ervaren dat het gevoel dat je mensen wilt geven dat ze welkom zijn en de gastvrijheid die je wilt uitstralen toch iets is wat je alleen persoonlijk kan doen. Als secretaresse ben jij vaak de eerste die mensen zien en horen, de eerste indruk. Mijn stage heeft mij heel veel geleerd over het vak en ik kan het vak erg respecteren, omdat ik nu zelf ervaren heb hoe je als secretaresse een toevoeging kan zijn voor een bedrijf. Ik vind het nog wel lastig om te zeggen of ik mezelf dit later ook volledig in de toekomst zie doen, maar ik heb het tot nu toe als erg leuk ervaren en ik weet zeker dat ik nog vele kanten op kan met deze opleiding!” – Linsey Leenders