Waarom is een ERP-systeem voor iedere organisatie cruciaal?

Ken je klant en deze gelukkig maken; dat is een van de basisovertuigingen van marketing, maar voor mij de basis voor de gehele bedrijfsvoering. Waarom ERP hierbij zo belangrijk is, en waarvoor wij het gebruiken vertel ik je in deze blog.

“ERP; aha. wat is dat en waar gebruiken jullie dit voor?” Dit is een veelgestelde vraag als ik tijdens een netwerkborrel of event weer eens enthousiast uitweid over ERP en het nut ervan. Ik word dan ook op kantoor weleens gekscherend bestempeld als ambassadeur van ERP. ERP en ik zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en daar worden ze op kantoor weleens gek van. Dat weerhoudt mij er trouwens niet van om dag in dag uit kritisch te blijven over het gebruik ervan binnen Veldkamp Produkties. Want dat het toegevoegde waarde heeft om als organisatie je klant- en projectadministratie op orde te hebben, staat voor mij als een paal boven water.

Wat is ERP?

Ok, even terug naar het begin; wat is ERP? ERP staat voor Enterprise Resource Planning en zorgt ervoor dat je grip hebt en houdt op alle bedrijfsprocessen en projecten. Je bouwt een mooie historie van gegevens op in een geautomatiseerd systeem, waardoor je in een oogopslag ziet wat er speelt in je organisatie.

Bij Veldkamp Produkties werken wij met NewBase, dat als een trein samenwerkt met onze Google werkomgeving en onze financiële applicatie Twinfield. Hierin houden we alles rondom de klant bij: NAW-gegevens, offertes en de gehele projectadministratie; van planning tot het registreren van tijd. Doordat alles centraal staat opgeslagen vinden we eenvoudig informatie, zoals facturen en begrotingen, terug en draai ik snel de benodigde management rapportages.

Transparantie

Binnen ons team werkt iedereen met NewBase. Producers maken er offertes en beheren er het gehele project van a tot z. Ook registreert hier iedereen de gemaakte uren per project. Zo houden we de gehele projectadministratie transparant en leren we voor volgende projecten. Belangrijke informatie over het project delen de producers en ik ook via deze applicatie. Denk aan meerwerk, bijzondere afspraken en deadlines, of een separaat factuuradres, al dit soort info vermelden we hier, op één centrale plek die door iedereen te vinden is.

Ikzelf gebruik het systeem ook om via het dashboard onder andere te zien wat er deze maand nog te factureren staat. Ook draai ik er diverse managementrapportages uit.

Voor de producers zijn de dashboards persoonlijk en individueel in te richten zodat ze de informatie zien waar ze echt behoefte aan hebben.

Factor mens

Let wel, de grootste uitdaging hierbij is en blijft; de mens. Al is je systeem nog zo goed, maar je teamleden voeren hier niet consequent alle informatie in, dan komt er ook niets uit. Dus het is van groot belang dat het systeem door iedereen goed bijgehouden wordt. Ik ben daar gelukkig heel volhardend en consequent in en toch blijkt het – zeker in het geval van topdrukte bij uitvoerende teamleden – een uitdaging om alle data correct in te voeren en bij te houden. En toch, wil je je financiële overzicht kloppend hebben en houden, dan is een accurate omgang van iedereen nodig.

Dat projectadministratie, en zeker in een creatieve wereld, een uitdaging is en blijft, hoor ik ook terug bij andere bedrijven en van andere collega officemanagers. Mijn tip is dan ook: blijf hierover voortdurend met elkaar in gesprek en zie iedere dag weer als een leuke uitdaging om creatievelingen in het administratieve proces te krijgen.

Sales en marketing

Voor een groot gedeelte gebruiken wij NewBase voor de project- en financiële administratie en klantbeheer. Maar uiteraard is het systeem ook weggelegd voor marketing- en salesactiviteiten. Zo staan alle prospects vermeld in het systeem, inclusief de offertes en bijbehorende activiteiten. En is je data op orde en wil je je marketingactiviteiten stroomlijnen? Ook dan is NewBase je basis.

ERP; I love it!