Waarom is een briefing zo belangrijk?

Met een videoproductie willen we een belangrijke rol spelen in het bereiken van jouw doelen. We kunnen werken aan jouw (marketing)doelstellingen in de vorm van een online videoproductie, een moodfilm, serie vlogs of een animatie – al dan niet met behulp van Virtual Reality of 360-gradentechnieken. Om tot een indrukwekkende en doeltreffende video te komen speelt een briefing een cruciale rol. Wat is die rol nu precies en uit welke onderdelen bestaat een écht goede briefing?

Een briefing als anker

Voor ons staat voorop dat als we zo goed mogelijk in jouw hoofd en die van je doelgroep willen kruipen, we een nog effectievere video kunnen produceren. Om het verhaal van jouw organisatie

en de behoefte van de doelgroep zo goed mogelijk te verweven in een video is een briefing van ongekend groot belang.

Een briefing is een tool die ons helpt om duidelijk en helder met elkaar te communiceren, zonder grijze gebieden en vage toezeggingen. Een vakkundige briefing leidt ertoe dat we vanaf de start tot oplevering met elkaar op één lijn zitten. Om dit zo goed mogelijk aan te vliegen hanteren wij een viertal stappen, oftewel onderdelen van het briefingsproces. Ben je benieuwd welke dat zijn?

Stap 1: huiswerk

De eerste stap bestaat uit het toesturen van een aantal huiswerkvragen, waarmee we jou – en onszelf – aan het denken zetten. De basis antwoorden ontvangen we graag alvorens de briefing brainstorm op locatie plaatsvindt, zodat we het gesprek maximaal kunnen voorbereiden. Deze vragen en de antwoorden vormen namelijk de basis voor stap 2; de briefing brainstorm op locatie. De huiswerkvragen die wij bij Veldkamp Produkties gebruiken zijn als volgt:

• Wat doen jullie en waarom?
• Wat zijn jullie kernwaarden?
• Wat is de historie?
• Hoe is de bedrijfsnaam ontstaan?
• Wat zijn jullie visie en missie?
• Wat zijn jullie ‘piket paaltjes’ – bedrijfsdoelen voor de nabije en verre toekomst?
• Waarom denken jullie een video nodig te hebben?
• Voor wie is deze video?
• Wat zijn de behoefte en uitdaging van deze doelgroep?
• Welk probleem wil je hiermee oplossen?
• Wat zijn de doelen en verwachtingen?
• Welke video’s spreken jullie (niet) aan en waarom?
• Wat zijn de richtlijnen omtrent de huisstijl?

Zodra wij deze voorbereidende informatie binnenkrijgen, kunnen wij onszelf hiermee gaan voeden. We zijn dan, alvorens aan stap 2 te beginnen, 100% ingelezen en voorbereid. Dan wordt mij vaak gevraagd: ‘Wat moeten we dan tijdens een intake nog bespreken?’

Stap 2: Intake op locatie

Tijdens een intake op locatie kunnen we meer (door)vragen. We voelen en zien wanneer we cruciale onderwerpen aanstippen en gevoelige snaren raken. Dit is echt de beste manier om in jouw huid te kruipen. We kunnen dieper op de materie ingaan en tasten de omgangscultuur af.

In deze fase willen we gevoed worden, niet alleen door uitvoerenden, maar ook door de beslissers. Deze stap is van groot belang in het verder leren kennen van jou en je organisatie, je overtuiging en missie. Ook worden de doelen en de KPI’s uitvoerig doorgesproken. De intake fungeert als anker voor alle partijen. Hierin worden deze doelstellingen gedetailleerd besproken, zodat afdwaling wordt voorkomen.

Samen video’s kijken

Daarnaast bekijken we vaak een aantal video’s samen. Video’s voor gelijksoortige organisaties en video’s die ver van het bed lijken te staan. Samen ervaren we waarvoor wordt warmgedraaid, dat werkt met voorbeelden vaak heel goed.

Klanten zitten vaak op de content van het script. Zij hebben het gehele script in hun hoofd – of op papier – al uitgewerkt. Wij proberen jou door middel van beeld mee te nemen in het creatieve proces. Uit dit gesprek hoort, naast meer inzicht in jou en je problematiek, ook een richting bepaald te worden. Soms blijkt uit een dergelijke strategische intake sessie dat een moodfilm – voor bijvoorbeeld het creëren van awareness – niet het gewenste resultaat kan leveren, maar een reeks online content wel. En dan, wat gebeurt er als we zoveel mogelijk informatie hebben vergaard?

Stap 3. Behoeftenonderzoek

Voordat we beginnen aan het schrijven van de de-briefing en het bouwen van het concept, volgt een behoeftenonderzoek. Klopt dat wat de klant zegt over de doelgroep met de daadwerkelijke behoeften? Hiervoor duiken we in de materie en onderzoeken hoe anderen (potentiele) kijkers dit zien. Je moet als organisatie uiteraard wel een realistisch beeld creëren van jezelf. Iets verkopen dat niet waar is, daar prikken wij noodzakelijkerwijs doorheen.

Stap 4. De-briefing

En dan als laatste: de de-briefing. In deze ‘extra check’ leg ik precies datgene vast wat wij denken dat wij besproken hebben tijdens de brainstorm. Er kan namelijk altijd ruis ontstaan, en dat willen we met dit document voorkomen. Deze de-briefing wordt door jou en het team van Veldkamp Produkties gebruikt, maar kan ook ingezet worden als we werken met derden.

Je voorkomt hiermee verkeerde interpretaties. Bovendien lichten we hierin wat tipjes van de sluier op, om jouw nieuwsgierigheid wat te voeden. Zonder het concept al in te vullen uiteraard, dat laten we aan het creatieve team over.

Is de-briefing door jou goedgekeurd? Dan gaan we aan de slag met het concept, waaraan de de-briefing ten grondslag ligt.

Investering

Wellicht onnodig om mee af te sluiten, maar gebruik deze briefing als leidraad voor je project. Begrijp dat een goede briefing (en de-briefing) een investering is die zich uitkeert in een indrukwekkende en doeltreffende videoproductie.