Organiseer een draaidag – What to do?

Als ik mensen vertel dat ik ‘producer’ ben, hebben ze vaak geen idee wat dit precies inhoudt. In deze blog wil ik daarom wat meer inzicht geven in één van de taken van een producer, namelijk het organiseren van een draaidag. Wat komt hier allemaal bij kijken?

Een breakdown maken
Voordat ik aan de slag ga met de pre-productie, moet ik eerst weten wat er allemaal geregeld moet worden voor de desbetreffende draaidag(en). Dit is bij elke productie anders. Op basis van het script maak ik een breakdown, waarin ik per scene beschrijf wat er nodig is: Figuratie? Locaties? Props? Specifieke kleding? Zodra mijn overzicht compleet is, kan ik aan de slag!

Inplannen van de draaidag(en)
De datum van een draaidag is essentieel voor de verdere pre-productie, maar soms blijkt het inplannen van deze dag al een hele uitdaging! Ik houd rekening met de deadline van het project, de beschikbaarheid van locaties/crew/klant/geïnterviewden en indien nodig ook nog met de weersverwachtingen. Met name dit laatste is een uitdaging, want er is immers niets zo veranderlijk als het weer! Wanneer een stralend zonnetje onmisbaar is voor bepaalde opnames, kunnen we de klant ‘weeropties’ aanbieden. Dit betekent dat er een aantal back-up data in de agenda worden gezet, zodat er bij slecht weer uitgeweken kan worden naar een andere datum.

Inhuren apparatuur en crew
Veldkamp Produkties beschikt over een vast team in huis met o.a. cameramannen en regisseur. Als producer beheer ik hun agenda’s en kan ik dus heel gemakkelijk een draaidag inplannen. Voor sommige draaidagen huren we ook externe specialisten in. Indien dit het geval is, neem ik zo snel mogelijk met hen contact op om de datum vast te leggen en overige afspraken te maken. Als er voor de draaidag ook speciale apparatuur nodig is die we niet in huis hebben, overleg ik met de cameraman wat er nodig is en reserveer ik deze op tijd.

Figuratie zoeken
Indien er voor een productie figuranten nodig zijn raadpleeg ik onze figurantendatabase en indien nodig plaats ik een oproep. Het sorteren en beantwoorden van alle enthousiaste aanmeldingen is soms een hele klus! Samen met de regisseur maak ik een selectie die voorgesteld wordt aan de klant, die de uiteindelijke keuze maakt. Alle communicatie met de figuranten over de vergoeding, draaitijden en gebruiksrechten loopt via mij of de productie-assistent.

Locaties zoeken of contacten
Soms zijn er voor producties specifieke locaties nodig: een luxe slaapkamer, een hip koffietentje of zelfs een middeleeuws dorp! In dat geval zoek ik de locaties, ga indien nodig met de regisseur of cameraman op locatiebezoek, informeer naar stroomvoorzieningen en maak afspraken met locatiehouders. Het is mijn verantwoordelijkheid dat iedereen op de locatie ingelicht is over wat we daar komen doen tijdens de draaidag.

Props
Vaak zijn er bepaalde voorwerpen of attributen nodig in een shot, die ik als producer moet regelen. Soms moeten props aan heel specifieke voorwaarden voldoen en worden deze door/in overleg met een set dresser geregeld.

Catering
Ik zoek uit of er tijdens de draaidag op locatie geluncht kan worden. Indien er op locatie geen mogelijkheid is om te lunchen, bestel ik vooraf broodjes bij een plaatselijke cateraar die afgeleverd worden op locatie, zodat er tijdens het draaien zo min mogelijk tijd verloren gaat aan de lunch. Soms draaien we ‘s avonds en zorg ik voor een warme avondmaaltijd.

Draaischema maken
Het maken van een draaischema kan soms een hele puzzel zijn. Vaak zijn locaties maar beperkt beschikbaar, evenals bepaalde personen die je wil filmen of interviewen. Daarnaast is het rekening houden met eventuele verplaatsingen tijdens de draaidag ook belangrijk en natuurlijk de tijden van de zonsopgang en ondergang. In de zomer kan je om 17:00 nog prima buiten draaien in het licht, maar in de winter is het dan al donker. Het is een sport om het draaischema zo efficiënt mogelijk vorm te geven, zodat de crew zo min mogelijk aan het reizen is en zoveel mogelijk aan het filmen.

Callsheet maken
Een aantal dagen voor de draaidag stuur ik alle crewleden het callsheet. Hierin staat álle informatie over de draaidag: Hoe laat wordt wie waar verwacht? Wie neemt wat mee? Waar moet rekening mee gehouden worden? En daarnaast bevat het callsheet natuurlijk het draaischema en alle contactgegevens van crew, figuratie en locatiehouders. Aan de hand van dit document weet iedereen wat er op de draaidag van hem/haar verwacht wordt.

De draaidag
Dan is het eindelijk zover, de draaidag! Bij kleinere producties blijf ik op kantoor en gaat de crew op pad. Zij zijn volledig op de hoogte van alle ins en outs van de draaidag door middel van het callsheet. Bij grote of ingewikkelde producties ga ik mee op de draaidag om de crew te begeleiden, als aanspreekpunt voor opdrachtgever en cast én om op locatie nog zaken te regelen, mochten onverhoopt dingen toch anders lopen dan gepland 😉