Een pitch uitschrijven – waarom zou ik?

Het derde kwartaal zit er alweer ruim voor 2/3e op. Veel organisaties komen er nu achter dat de gestelde doelen voor dit jaar nog lang niet in zicht zijn. In september, oktober, november en het altijd te korte december moet het jaar nog goed gemaakt worden. (Ja… echt waar! Nog maar 3,5 maand!) De meest productieve maanden breken aan. Voordat er werk verzet kan worden, moeten er veelal eerst leveranciers geselecteerd worden én offertes worden goedgekeurd. Zeker in deze periode een tijdrovende formaliteit. Maar juist déze fase kan u duur komen te staan…

Zeker als het gaat om een leverancier waarvan u veel creatieve inbreng verwacht als een reclamebureau, ontwerpbureau of bureau als het onze voor het maken van een webvideo of commercial. Niet de tijd nemen voor een gedegen selectie betekent veel risico nemen op het gebied van benodigde kennis, ervaring, creativiteit en, het belangrijkste, synergie. Iets wat u op lange termijn duur kan komen te staan. Zeker door de gemiste kansen én de achterstand die inmiddels is opgelopen… En ja, u dient dan weer opnieuw te selecteren met alle risico’s van dien. De oplossing? Een gedegen bureaucompetitie. Oftewel: een pitch!

“Maar zo’n bureaucompetitie is zo’n tijdrovend traject” hoor ik u denken. Dat klopt. Het uitschrijven van een pitch is geen stap die lichtvaardig moet worden genomen. Zes weken is gebruikelijk als aan een volledige creatieve pitch wordt gedacht. Maar bedenk dat bureaus per definitie veelal enkele weken nodig hebben voor een goed voorstel. Waarom deze tijd niet gebruiken voor een goede selectie? U weet immers daarna 100% zeker dat u gekozen hebt voor de beste partner met de, specifiek voor u, benodigde kennis, ervaring en creativiteit. Alle energie in die relatie uit zich in de beste gezamenlijke resultaten. Geen kans wordt gemist en door de ontstane synergie lijkt het alsof uw organisatie, dienst of product vleugels krijgt. 1+1 wordt 3. En, nóg een voordeel; zolang u dat gevoel heeft, hoeft u niet bij elke opdracht een leverancier te selecteren, maar weet u zich de komende jaren verzekerd van de beste voor u. Dát scheelt tijd; niet meer selecteren én uw partner heeft, door de betrokkenheid, aan een half woord genoeg. Dus ook de briefings worden een stuk minder tijdrovend én effectiever!

Gelukkig hoeft u het proces van een bureaucompetitie niet zelf te bedenken. Door belangenverenigingen van opdrachtgevers en de Vereniging van Communicatieadviesbureaus (VEA) is de gewenste gang van zaken vastgelegd in een questionnaire, een leidraad pitchproces en een tiental eenvoudige regels om dit in goede banen te leiden. Via deze link vindt u beide documenten.

Maar natuurlijk breek ik ook een lans voor ons als bureau. Het is niet de eerste keer dat een ‘aanvraag’ bij meerdere bureaus, met alle inspanningen van dien, uiteindelijk geen opdracht blijkt. Of dat de ingebrachte ideeën van het creatiefste bureau uitgevoerd worden door het goedkoopste bureau. Gelukkig is de wereld door social media steeds transparanter, maar laten we vooral duidelijk tegen elkaar zijn. Dat scheelt veel energie, die we liever inzetten voor indrukwekkende doeltreffende campagnes voor u.